文章能力の話の続きです。
今の仕事で、決裁書に、補足文書を紙1枚にまとめて添付する場合があります。
フォーマットの書類だけの決裁では、わかりにくい場合があり補足する文書です。
また、決裁書は保存するものであり、そのため、しばらくたった後にその時の経緯がわかるように、その補足文章をつけているわけです。
さて、私が作成する補足文章ですが、”長い”という難点を指摘されます。
忘れないように、誤解されないようにとあれやこれやと書きすぎて、読むのに時間がかかる。ぱっとわからない。
上手い人は、簡潔明瞭です。読んで、短時間で内容がすっと理解できます。
下手な人は、補足文章を読んでも何をいっているのか、何を言いたいのかわかりません。
そのため、決裁だけでなく、補足文書にも質問が入るという本末転倒の事態となります。
また、作成者が自分の仕事を理解できていない証拠書類を作成してしまっています。
1枚の紙ですが、作成者の実力が一目でわかる、なかなか恐ろしい文章です。
この文章作成能力を向上をさせるのがこのブログの目的の一つです。